System Zarządzania Jakością ISO 9001 - UKE

2010-08-06
System Zarządzania Jakością w UKE

 

Historia uzyskania Certyfikatu Jakości

Certyfikat SZJ na zgodność z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2001 Urząd uzyskał już w 2004 r.

System Zarządzania Jakością był wdrażany w Urzędzie w trzech etapach, samodzielnie, bez pomocy zewnętrznych konsultantów.

W kwietniu 2004 r. audit certyfikacyjny potwierdził zgodność SZJ w trzech pierwszych komórkach organizacyjnych Urzędu (Biurze Dyrektora Generalnego, Departamencie Radiodyfuzji, Departamencie Zarządzania Zasobami Częstotliwości), co doprowadziło do nadania oficjalnie certyfikatu 1309/1/2004 w dniu 21 czerwca 2004 r. Uroczyste wręczenie nastąpiło 14 grudnia 2004 r. w siedzibie Urzędu.

Urząd Regulacji Telekomunikacji i Poczty (ówczesna nazwa UKE) uzyskał certyfikat jako trzeci urząd centralny, po Ministerstwie Sprawiedliwości i Urzędzie Służby Cywilnej. Kolejny, drugi etap zakończony został auditem rozszerzającym SZJ, przeprowadzonym przez auditorów z PCBC w czerwcu 2005 r.

Audit zakończył się wynikiem pozytywnym w wyniku czego uzyskano nowy, rozszerzony certyfikat nr 1309/2/2005 potwierdzający, że Urząd Regulacji Telekomunikacji i Poczty (URTiP) w zakresie: działań administracyjnych, regulacyjnych i kontrolnych w odniesieniu do radiodyfuzji, radiokomunikacji, telekomunikacji i poczty na terenie RP, realizowanych w odpowiednich komórkach organizacyjnych Centrali URTiP oraz wszystkich Oddziałach Okręgowych (obecnie Delegatury) spełnia wymagania normy PN-EN-ISO 9001:2001.

Certyfikat został wręczony Prezesowi URTiP w czasie uroczystych obchodów Europejskiego Dnia Jakości, w Pałacu Kultury i Nauki w Warszawie w dniu 9 listopada 2005 r.

 

W kolejnych latach System Zarządzania Jakością w UKE był utrzymywany i doskonalony, a ponadto co roku poddawany zewnętrznym auditom, przeprowadzanym przez Polskie Centrum Badań i Certyfikacji S.A. i zakończonym pozytywną oceną UKE w zakresie stosowania norm i procedur jakościowych. W rezultacie, UKE jako jeden z nielicznych urzędów centralnych dysponuje certyfikatem ISO 9001 nieprzerwanie od 2004 r.

Dzięki Systemowi Zarządzania Jakością w UKE:

•     usprawniamy obsługę klientów, doskonaląc jakość świadczonych usług w oparciu o rzetelne badania i analizy;
•     zatrudniamy kadrę wyłonioną w drodze otwartego i konkurencyjnego naboru;
•     zapewniamy sprawny przepływ informacji wewnątrz Urzędu i w kontaktach zewnętrznych;
•     stosujemy nowoczesne systemy informatyczne wspomagające pracę w Urzędzie oraz kontakt z Klientem;
•     prowadzimy stały przegląd systemu zarządzania i regularnie oceniamy efekty naszych działań;
•     do działań prowadzonych w Urzędzie opracowujemy procedury, które następnie są sprawdzane przez przeszkoloną grupę auditorów;
•     w Urzędzie istnieją mechanizmy kontroli wewnętrznej i audytu, natomiast audity jakościowe skupiają się na wyeliminowaniu niedoskonałości organizacyjnych oraz poszukiwaniu konstruktywnych rozwiązań, otwierając tym samym dodatkowe możliwości doskonalenia;
•     dokumentacja opracowywana w Urzędzie pozwala pracownikom na sprawne wykonywanie działań na swoich stanowiskach, jest to olbrzymie ułatwienie nie tylko dla nowych pracowników, ale i dla aktualnie zatrudnionych (np. podczas nieobecności współpracowników). Mają wtedy pod ręką komplet dokumentów, z którego jasno wynika, co i jak, krok po kroku powinni zrobić, żeby prawidłowo załatwić sprawę. Oszczędza to czas, wzrasta również komfort pracy;
•     usprawniamy przepływ informacji wewnątrz organizacji co wpływa korzystnie na jej funkcjonowanie. Szybszy przepływ informacji oznacza też szybsze załatwienie spraw Klientów;
•     analizujemy przyczyny niezadowolenia klienta i w miarę możliwości eliminujemy je;
•     opracowane procedury postępowania powiązane są w procesy. Szczegółowa kontrola tych procesów pozwala ustalać, na których stanowiskach powielane są te same zadania.

Dzięki temu praca organizowana jest logicznie, a pieniądze obywateli wydawane są w sposób rozsądny i świadomy.

Dodatkowo, od kwietnia 2016 r. UKE posiada udokumentowany Zintegrowany System Zarządzania w zakresie jakości wg normy ISO 9001 oraz bezpieczeństwa informacji wg normy PN-ISO/IEC 27001, co wiąże się z ustanowieniem, utrzymywaniem i stałym doskonaleniem Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji.

Pełnomocnikiem ds. Systemu Zarządzania Jakością i Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji w UKE jest pan Mikołaj Komorowski, e-mail: m.komorowski@uke.gov.pl, tel. 22 53 49 241.